تحت رعاية معالي الدكتورة راوية بنت سعود البوسعيدية وزيرة التعليم العالي، وبحضور عيد بن سالم بن محمد الجوي العريمي مدير عام المديرية العامة للرقابة على قطاع التعليم والصحة والزراعة بجهاز الرقابة المالية والإدارية للدولة، نظم جهاز الرقابة المالية والإدارية بالدولة، بالتعاون مع دائرة خدمات المراجعين بوزارة التعليم العالي، جلسة تعريفية حول تجربة دائرة خدمات المراجعين بوزارة التعليم العالي ونجاحها في تبسيط الإجراءات والخدمات لمراجعيها، والارتقاء بجودة ما تقدمه من خدمات إلكترونية.
وبدأت الجلسة التي حضرها ما يقارب من60 مختص من حوالي 18 جهة حكومية بكلمة للوزارة ألقاها عبد الحكيم بن عامر الهنائي رئيس مكتب معالي وزيرة التعليم العالي قال فيها : تلقت الوزارة بكل سرورٍ وتقديرٍ إِشادةَ جهازِ الرقابةِ الماليةِ والإداريةِ للدولةِ بالجهودِ المبذولة من قبل دائرة خدمات المراجعين، والأدوارُ الفاعلة للكوادر الساعية لتحسين الأداء وتسريع الخدمات وتبسيطها للمراجعين، وإننا إذ نتلقى هذه الشهادة، فإننا نرحب عبر هذه الفعالية بنقل ومشاركة خبرة دائرة خدمات المراجعين على المستويين: الإداري والتنفيذي، والتي تسهم في تسهيل الإجراءات، وتسريع الخدمات، إلى مثيلاتها من الدوائر في المؤسسات الحكومية الأخرى، مؤكدين على أهمية مواصلة هذا النهجِ، والتفاعل المثمر مع إرادة الحكومة، بالتحوُّل الإلكتروني في الخدمات المقدمة للمجتمع المحلي، بفئاته كافة؛ (الطلابُ، وأولياء الأمورِ، والموظفين)، ومن أهم هذه الخدمات: الأنظمة الإلكترونية، وتبسيط الإجراءات، وسرعة إنجاز المعاملات، والتعامل معها بكل شفافيةٍ وحرفية.
بعدها القى عيد بن سالم بن محمد الجوي العريمي مدير عام المديرية العامة للرقابة على قطاع التعليم والصحة والزراعة بجهاز الرقابة المالية والإدارية للدولة كلمة أكد فيها على أن انعقاد هذا العرض المرئي يأتي انطلاقا من الرؤية الحكيمة لصاحب الجلالة السلطان قابوس بن سعيد المعظم حفظة الله ورعاة حول أهمية رفع وتحسين مستوى الخدمات الحكومية وإنجازها في أقصر وقت ممكن، واستيفاء حاجات المواطنين وتسهيل استلام طلباتهم وقد قضت التوجيهات السامية عام 2011 بإنشاء دائرة في كل وزارة تسمى دائرة خدمات المراجعين معنية بكثير من الاعمال التي تبدأ باستقبال المراجعين واستلام طلباتهم وتنتهي بتقديم الخدمة بشكل متميز وسريع .وحرصاً من جهاز الرقابة المالية والإدارية للدولة نحو تحقيق وتنفيذ هذه الرؤية السامية ،قام بتنفيذ العديد من المهام المتعلقة بالرقابة على الخدمات المقدمة من الوزارات والوحدات الحكومية للمواطنين من خلال خطته المنفذة لعام 2015م حيث تم تنفيذ عدد 64 مهمة فحص معنية بالخدمات شكلت ما نسبته 31% من إجمالي مهام الفحص المدرجة بالخطة لذات العام، ومن ضمنها تنفيذ مهام لتقييم أداء دوائر خدمات المراجعين لعدد من الوزارات للنظر والوقوف على ما تم تحقيقه بالمقارنة مع المخطط أو المستهدف وفقاً للاختصاصات المحددة لتلك الدوائر والاهداف المرجوة منها بإستخدام أفضل الممارسات العلمية . وقد جاءت نتائج الفحص والتقييم التي أجراها الجهاز عن سعي معظم الوزارات والوحدات الحكومية مشكورة نحو تطوير وتسهيل وتبسيط الاجراءات للخدمات المقدمة للمواطنين ، حيث أن وزارة التعليم العالي من الوزارات التي أجادت في إنشاء الدائرة وسخرت لها جميع الإمكانيات المادية والبشرية والتقنية ، طالب الجهاز من الوزارة تقديم عرض مرئي لكافة وحدات الجهاز الإداري للدولة للاستفادة من تجربتهم من أجل خلق المنافسة تحقيقاً للإجادة والوصول إلى أفضل الممارسات في هذا المجال وسعياً لكسب رضا المراجع عن الخدمات المقدمة، بما يسهم بالارتقاء بالعمل الحكومي الذي يتطلب تكاتف جميع المسئولين والموظفين والعاملين بالقطاع العام والذي يضع المواطن طالب الخدمة في سلم أولوياته مع أهمية تبادل الخبرات والتجارب الناجحة.
بعدها تم عرض الفيلم التوعوي للطالب هيثم بن عبد الكريم البلوشي من جامعة صحار الفائز في مسابقة موشن جرافيك (Motion graphic) والتي تهدف لاستثمار مهارات الطلبة في إخراج فيديو بالرسوم المتحركة لتوضح الفكر التقني المتوفر لدى وزارة التعليم العالي، والمتاح للمستفيدين من خدمات الوزارة في التعليم العالي من طلاب ومؤسسات. وقد نفذت المسابقة خلال فعاليات معرض تقنية المعلومات والاتصالات (ICTeX)، وهو معرضٌ سنوي تنظمه الوزارة لتعريف موظفيها وطلابها بالجديد في عالم التقنيات الحديثة.
كما تخلل الجلسة التعريفية عرض مرئي لدائرة خدمات المراجعين قدمه حمد بن خلفان الحارثي مدير الدائرة، والذي عرف من خلاله بأقسام الدائرة وبآلية العمل المتبعة فيها، ومراحل ووكيفيه التواصل والاستجابة والرد على شكاوى، واستفسارات، وطلبات المراجعين، ودور الدائرة في تسهيل الإجراءات وتبسيطها للوصول لإحلال المعاملات الورقية لخدمات إلكترونية عالية الجودة، دون الحاجة لقدوم المراجع للوزارة. ومراحل التدرج التي مرت بها عملية تطوير عمل الدائرة، ومهارات الموظفين العاملين بها. وقد أشار حمد الحارثي إلى أنه تم تخصيص عدد (14) نافذة لخدمة المراجعين وأماكن انتظار لعدد أكثر من 70 مراجع، إضافة إلى وجود غرفتين مغلقتين وذلك في حال رغبة أحد المراجعين في مناقشة طلبه بشكل منفرد. ومع التحسين المستمر للخدمات والمتابعة والتقييم نجحنا من تقليل أعداد المراجعين للوزارة، وقد شهد العام 2015م انخفاض ملحوظ في عدد المراجعين والذي وصل إلى 36817 مراجع مقارنة ب 48577 مراجع في العام 2014م أي بنسبة انخفاض بلغت 24%، وقد أوضح الحارثي إلى أن تنوع الخلفيات العلمية، والخبرة التي يمتلكها الموظفين، مع الحرص على عملية التدوير بين اقسام الدائرة، اكتسب موظفي الدائرة الكفاءة اللازمة للتعامل مع مختلف أنماط الشخصية والمعاملات لتقديم الخدمة المناسبة في الوقت المناسب وبجودة عالية.
بعدها قدم جمال الهاشلي من دائرة خدمات المراجعين : عرض مرئي آخر عرف فيه بنظام أساس، حيث أشار الهاشلي إلى أنه في إطار سعي الوزارة لرفع كفاءة الإداء واختصار الوقت على المراجع والموظف، تم إنشاء نظام (أساس) ليوحد منظومة العمل الإلكتروني للوزارة بكافة اقسامها ودوائرها ومديرياتها، حيث شملت هذه المنظومة الترابط بين مختلف قواعد البيانات وأنظمة المعلومات بالوزارة، إضافة إلى الرابط مع الملحقيات الثقافية بسفارات السلطنة بالخارج، والربط من مختلف المؤسسات التعليمية التي تشرف عليها الوزارة، وكذلك المؤسسات الحكومية والخاصة المستفيدة من خدمات الوزارة. وقد بلغ عدد الجهات المستفيدة من النظام 244 حكومية وخاصة. ثم قام الهاشلي باستعراض كيفية استخدام النظام من قبل المراجعين، والموظفين، والمؤسسات الحكومية والخاصة التي تتعامل مع الوزارة.
بعدها فتح المجال للحضور لطرح استفساراتهم وتساؤلاتهم وملاحظاتهم حول ما تم عرضه عن تجربة الوزارة في مجال خدمة المراجعين.