التقى سعادة الدكتور عبد الله بن محمد الصارمي وكيل وزارة التعليم العالي أمس الثلاثاء (12/4/2016م) سعادة الدكتور محمد بحيص عرامين رئيس الأرشيف الفلسطيني، والوفد المرافق له، حضر اللقاء يعقوب بن سالم المحروقي مدير المتابعة والدعم الفني بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، ومنذر بن منصور الوهيبي مدير دائرة الوثائق، وسعيد بن سليمان الناعبي مساعد مدير دائرة الوثائق بالوزارة.
وقد أبدى الضيف الفلسطيني إعجابه باهتمام السلطنة بإدارة الوثائق والمحفوظات الوطنية وحرص الوزارات العمانية على التعاون في إدارة وحفظ وثائقها، مشيرا إلى أن التعليم العالي هو جزء مهم في ذاكرة أي أمة بشخوصه وإنجازاته، والتوثيق هو ذاكرة أي شعب والتي تبقى حية للأجيال القادمة. كما أشار سعادته إلى أن الزيارة تأتي في إطار رغبتنا في الجانب الفلسطيني الاطلاع على تجربة السلطنة في مجال إدارة وحفظ الوثائق، إضافة لمتابعة وضع اللمسات الأخيرة على مشروع التعاون القائم بين الأرشيف الفلسطيني والسلطنة فيما يتعلق بمشروع الاستراتيجية العربية الموحدة لاستعادة الوثائق العربية المنهوبة من قبل الاحتلال الإسرائيلي.
وقد أشار سعادة الدكتور عبد الله بن محمد الصارمي وكيل وزارة التعليم العالي على حرص الوزارة على الاهتمام بنظام الوثائق كمشروع وطني يحفظ للوطن ذاكرته التعليمية للأجيال القادمة.
بعدها قدم سعيد بن سليمان الناعبي مساعد مدير دائرة الوثائق بالوزارة عرضا مرئيا عن تاريخ ومراحل تأسيس دائرة الوثائق بالوزارة ونظام إدارة وحفظ الوثائق المتبع بها. وقد أوضح الناعبي أن دائرة الوثائق نفذت خطة تدريب لموظفي الوزارة والتقسيمات الإدارية التابعة لها على كيفية استخدام الأدوات المعتمدة لبرنامج إدارة الوثائق الخصوصية والمتمثلة في كيفية استخراج مسمى الملف ورقم التصنيف الخاص به وقاعدة حفظه باستخدام جداول مدد الاستبقاء وتدوين كافة البيانات المعرفة للملف وترتيب الوثائق داخل الملف. بعد الانتهاء من عملية التدريب تم وضع برنامج لمتابعة موظفي التقسيمات الإدارية بالوزارة للتأكد من آلية تطبيق النظام بالطريقة الصحيحة، وهذه المتابعة مستمرة طوال العام حرصاً على جودة التطبيق.
في نهاية الزيارة قام الوفد الزائر بجولة ميدانية إلى دائرة ضمان الجودة ودائرة الخدمات التعليمية بالمديرية العامة للجامعات والكليات الخاصة، ودائرة الوثائق للاطلاع على تجربة الوزارة في فرز الوثائق والملفات.